Privacyverklaring

1. Algemene overwegingen

Mondzorg Utrecht Zuid hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze verklaring wil ik u op transparante wijze informeren hoe binnen Mondzorg Utrecht Zuid wordt omgegaan met persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd.

Mondzorg Utrecht Zuid handelt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens conform de daartoe geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming

(AVG), hetgeen betekent:

• persoonsgegevens verwerkt worden conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt
• alleen persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor doeleinden
• passende maatregelen zijn genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen
• geen persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt (bijvoorbeeld factoringmaatschappij) dan wel voortvloeit uit een wettelijke verplichting
• het op de hoogte zijn van de rechten omtrent persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst en de bedrijfsvoering, deze gerespecteerd worden en hierover patiënten kunnen informeren

Serife Düzgün, eigenaresse van Mondzorg Utrecht Zuid, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens, is belast met het privacy beleid en is de contactpersoon in geval van vragen of verzoeken rondom persoonsgegevens.

Emailadres: info@mondzorgutrechtzuid.nl en telefoonnummer: 06-38 38 70 30.

 

2. Doeleinden en (bijzondere) persoonsgegevens

Mondzorg Utrecht Zuid verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het aangaan van behandelovereenkomsten met u als patiënt en het uitvoeren van behandelingen binnen die behandelrelatie, waar ook bij inbegrepen het declareren bij zorgverzekeraars, eventueel via factoringmaatschappijen.
• rapporteren aan uw tandarts en eventueel andere bij de behandeling betrokken zorgverleners.
• het versturen van nieuwsbrieven aan de bij de praktijk ingeschreven patiënten.
• in geval de praktijk deelneemt aan onderzoeken binnen het project Peilstations, worden gegevens verstrekt aan de beroepsvereniging NVM-mondhygiënist.
• Op grond van de Kg dient elke praktijk een Veilig Incident Melden systeem te hebben, waarbij incidenten door medewerkers worden gemeld, zodat kwaliteit van zorg kan worden verbeterd en gewaarborgd. Dit vindt op anonieme basis plaats, tenzij zich risico’s voor u als patiënt hebben voorgedaan. In dit geval wordt de patiënt hierover ingelicht. Voor het uitvoeren van de behandelovereenkomst moet de praktijk over de volgende (bijzondere) persoonsgegevens

 

Persoonsgegevens	Bijzondere persoonsgegevens
NAW gegevens	Medische gegevens medicatiegebruik
Telefoonnummer	Medische gegevens gezondheid
E-mailadres	BSN nummer
Geslacht	Tandheelkundige gegevens
Burgerlijke staat	Röntgen foto’s
Verzekeringsgegevens	Naam Tandarts
Beroep	Naam andere bij behandeling betrokken zorgverleners
	Gegevens ouders/wettelijk vertegenwoordigers

In de rechterkolom staan de bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn persoonsgegevens van meer gevoelige aard, echter zonder deze persoonsgegevens kan de behandelovereenkomst niet worden uitgevoerd.

Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN nummer en medische (patiënt)gegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en patiënten derhalve niet kunnen worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars. Het inlichten van de zorgverlener over medische geschiedenis is een wettelijke verplichting. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.

Persoonsgegevens van minderjarige en wilsonbekwame patiënten

Minderjarige patiënten kunnen zich zelfstandig inschrijven vanaf 16 jaar. Tot 16 jaar verwerkt Mondzorg Utrecht Zuid alleen persoonsgegevens na schriftelijke toestemming van de ouder/verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Ook voor wilsonbekwame patiënten geldt dat wij alleen persoonsgegevens verwerken na schriftelijke toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN nummer en medische (patiënt)gegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en patiënten derhalve niet als patiënt kunnen worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN-nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.

 

3. Verstrekking persoonsgegevens aan andere partijen

Alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden, worden gegevens aan derde partijen verstrekt. Mondzorg Utrecht Zuid heeft een verwerkersovereenkomst gesloten met andere partijen voor:

• softwareleverancier patiëntenadministratie Vertimart/Exqlean
• websitebouwer U-host
• office softwareleverancier Vertimart/Exqlean
• factoringmaatschappij Infomedics
• Vecozo
• Laboratorium voor bacterieel onderzoek Add
• Boekhouder Exqlean administratie Service

In de verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt om de bescherming van de persoonsgegevens van u als patiënt te waarborgen.

Mondzorg Utrecht Zuid verstrekt geen persoonsgegevens aan anderen partijen, tenzij hiertoe wettelijk verplicht. Daarnaast worden geen persoonsgegevens aan andere partijen buiten de EU verstrekt.

Buiten de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven aangegeven en waardoor derhalve een grondslag aanwezig is, verwerkt Mondzorg Utrecht Zuid alleen persoonsgegevens indien hiervoor toestemming is gegeven.

 

4. Bewaartermijn

Mondzorg Utrecht Zuid bewaart patiëntendossiers gedurende de tijd dat de patiënt is ingeschreven in de praktijk en na uitschrijving conform art. 7: 454 BW (Wgbo) nog gedurende 15 jaar. Een patiënt heeft het recht te verzoeken om vernietiging van het dossier Mondzorg Utrecht Zuid vernietigt het dossier binnen drie maanden na het verzoek, tenzij vernietiging niet in het belang is van de patiënt, of bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan patiënt (bv volksgezondheid of in geval van gerechtelijke procedure).

Andere persoonsgegevens ten behoeve van de praktijkvoering, zoals NAW-gegevens ten behoeve van de verzending van nieuwsbrieven en het klantenbestand, worden bewaard gedurende uw inschrijving als patiënt in de praktijk.

 

5. Beveiliging van persoonsgegevens

Mondzorg Utrecht Zuid heeft de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:

• Mondzorg Utrecht Zuid werkt met een patiëntsoftwaresysteem, geleverd en beheerd door Vertimart/Exqlean Next Generation. Met deze partij is een verwerkersovereenkomst gesloten en er zijn afspraken gemaakt over het veilig aansluiten of installeren van applicaties en programma’s
• De software is alleen toegankelijk voor Serife Düzgün
• De software systemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties, privacy van persoonsgegevens zijn gewaarborgd
• Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf
• Mondzorg Utrecht Zuid hanteert en clean desk en clean screen policy. Systemen worden uitgezet bij verlaten van de werkplek. Systemen zijn versleuteld en zo nodig geautoriseerd
• Mondzorg Utrecht Zuid werkt volgens het protocol meldplicht datalekken

 

6. Rechten van de patiënt ten aanzien van verwerkte persoonsgegevens

U heeft recht op inzage van uw persoonsgegevens en dossier. U dient zich hiervoor te legitimeren. Daarnaast heeft u recht op wijziging en vernietiging van de persoonsgegevens, tenzij er een wettelijke reden is om deze gegevens langer te bewaren. Vernietiging van persoonsgegevens leidt onlosmakelijk tot uitschrijving als patiënt.

 Ten aanzien van uw recht op vernietiging van uw patiëntendossier is van belang dat voortzetting van de behandelovereenkomst dan wellicht onmogelijk is omdat gebrek aan medische informatie een kwalitatief goede diagnose en kwalitatief goede behandeling in de weg staat, waarbij de veiligheid van u als patiënt niet kan worden gegarandeerd.

U hebt tot slot het recht uw gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of een andere partij. Ook hiervoor vragen wij u om uzelf te legitimeren.

 

7. Vragen, opmerkingen of klachten?

Mondzorg Utrecht Zuid doet er alles aan om uw persoonsgegevens goed te beschermen. Mocht u vragen of opmerkingen hebben, of niet tevreden zijn met de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met Serife Düzgün. Zij probeert dan met u tot een oplossing te komen. Mocht dit onverhoopt niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens www.autoritietpersoonsgegevens.nl